O que você faria se tivesse 1.440 minutos no seu dia? Parece um tempo razoável?
Bom, quem é fera em matemática, já entendeu que esse tempo corresponde às exatas 24 horas que todo mundo tem – e ainda assim, falamos e ouvimos com frequência a frase “não tenho tempo”.
Com as informações cada vez mais numerosas e rápidas, além de uma falsa ideia de que “precisamos dar conta de tudo”, realmente 24h parece pouco tempo para concluir as demandas de cada área da vida.
A gestão de tempo é um processo de priorização e organização de tarefas que envolve o seu planejamento e, claro, a execução, visando o melhor aproveitamento de recursos para uma atuação eficiente – seja na vida profissional, acadêmica ou pessoal.
O filósofo, professor e escritor, Mário Sérgio Cortella diz em suas redes sociais “faça o seu melhor com as condições que você tem, enquanto não tem condições melhores de fazer melhor ainda”. Neste caso, o que você tem é o tempo, e quando você estabelece bem as suas prioridades, também estabelece limites do que cabe nele ou não e, com isso, garante uma entrega profissional mais eficiente e maior qualidade nas outras áreas da vida.
Quem administra o tempo de forma eficiente geralmente é reconhecido por sua produtividade, afinal seu desempenho individual também contribui para bons resultados coletivos. Identificar prioridades e manter o foco no que é realmente importante, são os pontos principais de uma boa gestão de tempo – e isso não significa apenas montar uma lista de tarefas para sair ticando a cada conclusão. A lista pode até ajudar sim, mas em alguns casos pode também gerar ansiedade ou “paralização”. Ao montar uma lista sem a devida organização, é comum que tarefas menos importantes sejam feitas primeiro, enquanto as prioritárias ficam inacabadas ou são feitas sob a pressão do “pouco tempo”.
Como melhorar a relação com o relógio e os prazos, então? Abaixo, estão algumas dicas:
PLANEJAMENTO:
Sabe a lista que falamos acima? Ela vai ser muito útil se for montada com estratégia, considerando a verdadeira ordem de importância de cada tarefa. Montar um checklist logo pela manhã, pode ajudar a ter uma melhor visibilidade do dia.
Lembre-se de considerar espaços de pausas e tenha sempre em mente que imprevistos podem acontecer, então antecipe alguns espaços para se prevenir. Se não for possível deixar espaços para imprevistos, considere quais tarefas podem ser remanejadas.
PRINCÍPIO DE PARETO
A regra 80/20, criada pelo sociólogo italiano para gestão do tempo, afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. Ou seja, esses 20% são aquelas atividades que mais impactam na sua empresa ou vida pessoal, portanto, se for difícil decidir o que priorizar, experimente focar nelas.
APROVEITE AS TAREFAS PARECIDAS
Quando uma atividade é repetida, o raciocínio e a prática acontecem com maior fluidez. Por exemplo, se você precisa preencher um cadastro que tem os mesmos campos para as informações de diferentes clientes, imputar todos de uma vez será mais produtivo do que fazer uma parte a cada momento do dia.
CONCENTRE-SE!
Evite distrações. Identifique quais situações mais tiram seu foco e fuja delas. Se necessário, coloque limites nos aplicativos de celular que enviam notificações ao longo do dia, por exemplo.
A REUNIÃO PODE SER UM E-MAIL?
Otimize seu tempo avaliando quais reuniões realmente precisam da sua presença ou quais temas podem ser resolvidos por e-mail ou mensagem.
APRENDA A DIZER NÃO
Aproveitando o tópico acima, exercite o “não” também para respostas imediatas a ligações, e-mails ou outras solicitações. Nem tudo precisa ser respondido ou atendido exatamente na hora. Reserve sua atenção para a prioridade daquele momento e retorne às demais comunicações quando puder.
DELEGUE
Se seu dia estiver improdutivo pela quantidade de tarefas e de fato todas forem importantes dentro de um mesmo prazo, lembre-se que você nunca está sozinho. Pedir ajuda ou mesmo delegar uma tarefa a alguém, é um ato de responsabilidade com a demanda, que não deixará de ser entregue e ainda um cuidado consigo mesmo, que poderá evitar gatilhos de ansiedade ou estresse. Falamos mais sobre este tema aqui.
Administrar o próprio dia com eficiência pode parecer difícil, já que exige uma boa dose de organização, planejamento e disciplina. A Miríade do Tempo é um dos nossos cursos que te ajuda a definir o que é realmente importante e como melhorar o foco na realização dos objetivos. Acesse nossa aba de serviços e saiba mais!
