Quem nunca se pegou olhando a agenda da semana no trabalho e soltou aquele suspiro pensando “Meu Deus, já estou exausta só de olhar esse tanto de reuniões”? Nos últimos anos, o aumento das reuniões virtuais e videoconferências transformou significativamente o ambiente de trabalho.
Embora essas ferramentas facilitem a comunicação e a colaboração, elas também introduziram novos desafios, como a sobrecarga de reuniões e a fadiga da videoconferência. Entender a psicologia por trás desses fenômenos é muito importante para encontrar maneiras eficazes de lidar com eles.
Nesta direção, destacam-se estudos como o da Universidade de Galway, liderado pelo professor Eoin Whelan da Escola de Negócios JE da Universidade Cairnes, que mede a fadiga a nível neurofisiológico daqueles que constantemente utilizam plataformas de videoconferência, e outro estudo da International Journal of Environmental Research and Public Health, que avalia a fadiga causada pela utilização desses aplicativos de videoconferência. É importante salientar que esses estudos foram interdisciplinares e contaram com a avaliação de especialistas em psicologia, ciências da comunicação, engenharia e sociologia.
Essa exaustão das reuniões ocorre quando a quantidade e a frequência das mesmas se tornam excessivas, afetando a produtividade e o bem-estar dos funcionários. Várias causas contribuem para esse fenômeno.
Primeiramente, a cultura organizacional que valoriza a comunicação constante pode levar à marcação de reuniões desnecessárias. Além disso, a falta de clareza sobre o propósito de uma reunião e a ausência de uma agenda estruturada podem fazer com que reuniões se prolonguem mais do que o necessário.
Os efeitos da sobrecarga de reuniões são significativos. A produtividade diminui, pois os funcionários têm menos tempo para se concentrar em suas tarefas individuais. A qualidade do trabalho também pode sofrer, uma vez que a constante interrupção impede que se alcance um estado de “fluxo” — aquele momento em que estamos completamente imersos em uma atividade.
A comunicação via videoconferência exige um nível de atenção e concentração mais alto do que as interações presenciais. Precisamos prestar atenção constante às expressões faciais, tom de voz e linguagem corporal dos participantes, tudo isso através de uma tela. A falta de pistas não verbais claras pode aumentar a sensação de desconexão e exigir mais esforço cognitivo para entender o que está sendo comunicado.
Além disso, a “multitarefa” digital — como verificar e-mails ou mensagens durante as reuniões — pode agravar a fadiga, já que o cérebro precisa alternar rapidamente entre diferentes tipos de tarefas, aumentando o cansaço mental. A pressão para manter uma aparência profissional e engajada diante da câmera também contribui para a fadiga, criando um estado de vigilância constante.
Reconhecer esses problemas é o primeiro passo para combatê-los. Existem várias estratégias que podem ajudar a gerenciar a sobrecarga de reuniões e a fadiga da videoconferência.
Antes de agendar uma reunião, pergunte-se se ela é realmente necessária ou se a questão pode ser resolvida por e-mail ou mensagem. Defina um propósito claro e uma agenda para cada reunião, e compartilhe esses detalhes com os participantes com antecedência.
Definir horários específicos para reuniões e proteger blocos de tempo para o trabalho focado é uma boa solução para limitar a duração das reuniões e evitar que se prolonguem desnecessariamente.
Durante longas sessões de videoconferência, inclua pausas para que os participantes possam descansar e recarregar as energias. Levante-se, estique-se e olhe para longe da tela para reduzir a tensão ocular.
Evitar a tentação de fazer multitarefas durante as reuniões e se concentrar totalmente na conversa pode melhorar a compreensão e reduzir o esforço cognitivo.
Além disso,nem todas as reuniões precisam de vídeo. Então, se possível, desligue a câmera quando for apropriado para reduzir a pressão e o cansaço visual.
Essa sobrecarga de reuniões e a fadiga da videoconferência são desafios reais no ambiente de trabalho nos dias de hoje. Por isso, é importante compreender a psicologia por trás desses fenômenos para que possamos adotar estratégias eficazes para gerenciá-los.
Ref.: https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC8871528/
